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Tagesgeschäft

Kleinbedarf

Was die Haustechnik selbst einkauft: Budget, Belege, Freigabe, Buchhaltung.

Der Ablauf#

  1. 1Kleinbedarf erfassen: was gebraucht wird, für welches Objekt, ungefähr wie teuer.
  2. 2Einkaufen, dann Einkauf dokumentieren: Betrag laut Beleg, Kaufdatum, ein Foto vom Beleg und eines vom Material. Beide Fotos landen in der Akte des Objekts.
  3. 3An die Buchhaltung gibt den Einkauf weiter. Die Buchhaltung exportiert die Liste als CSV und schließt den Eintrag mit Gebucht, abschließen ab.

An jedem Eintrag zeigt die Schrittleiste, wo er steht: Bedarf, Einkauf mit Fotos, Buchhaltung, Erledigt.

Kleinbudget und Freigabe#

Jeder Haustechniker hat ein Kleinbudget je Monat, das die Leitung festlegt. Oben steht, wie viel davon verbraucht und wie viel noch verfügbar ist. Verbraucht ist, was gekauft oder als Bedarf geschätzt ist; offene Anträge zählen erst, wenn sie freigegeben sind.

Im Budget
Direkt einkaufen, keine Freigabe nötig.
Über dem Budget
Der Eintrag wartet auf die Leitung. Erst nach der Freigabe einkaufen. Kostet der Einkauf mehr als freigegeben, geht er erneut zur Freigabe.
Ohne Kleinbudget
Jeder Einkauf braucht eine Schätzung und eine Freigabe.
Gut zu wissen:Den eigenen Einkauf gibt nie dieselbe Person frei, auch nicht die Leitung.