Tagesgeschäft

Posteingang

E-Mail, WhatsApp, Telefonnotizen, Formulare und Briefe an einem Ort.

Alle Kanäle in einer Liste#

Mieter melden sich, wie es ihnen passt: per E-Mail, über WhatsApp, telefonisch, über das Kontaktformular oder mit einem Brief. Im Posteingang steht alles nebeneinander – mit einem farbigen Kennzeichen für den Kanal, damit Sie auf einen Blick sehen, womit Sie es zu tun haben.

Über den Umschaltern filtern Sie auf Ungelesen oder Unzugeordnet. Unzugeordnet heißt: AutoDesk konnte die Nachricht keinem Kontakt zuordnen – meist, weil die Absenderadresse unbekannt ist. Diese Nachrichten sollten Sie zuerst ansehen.

Links die Unterhaltungen mit ihrem Kanal, rechts die ausgewählte Korrespondenz mit allen Nachrichten.

Was schon zugeordnet ist#

Wählen Sie links eine Unterhaltung, zeigt die rechte Seite den vollständigen Verlauf – und darüber, wozu er gehört: Kontakt, Objekt, Einheit und, falls vorhanden, der Vorgang. Jede dieser Angaben ist ein Verweis in die jeweilige Akte.

Anhänge – Fotos vom Schaden, ein Protokoll, eine Rechnung – hängen direkt an der Nachricht und lassen sich ansehen oder herunterladen. Sie liegen zugleich in der Ablage unter Dokumente, ohne dass Sie etwas doppelt erfassen.

Aus einer Nachricht wird ein Vorgang#

Nachrichten, die Arbeit auslösen, gehören nicht in den Posteingang, sondern in einen Vorgang. Oben in der Korrespondenz steht dafür die rote Schaltfläche – gibt es bereits einen Vorgang, führt sie direkt dorthin und nennt dessen Zustand.

Gut zu wissen:Der Posteingang ist eine Durchgangsstation, kein Ablageort. Alles, was länger als eine Antwort braucht, wird ein Vorgang oder eine Aufgabe – dort hat es eine Frist und eine Zuständigkeit.