Tagesgeschäft

Vorgänge

Schäden, Reparaturen und Anfragen – von der Meldung bis zur Abnahme.

Was ein Vorgang ist#

Ein Vorgang ist alles, was jemand gemeldet hat und was erledigt werden muss: ein Wasserschaden, eine defekte Heizung, eine Beschwerde über Lärm, eine Frage zur Nebenkostenabrechnung. Er hat eine Nummer, einen Zustand, eine Priorität und – wo es zählt – eine Frist.

Die Umschalter über der Tabelle sind Abkürzungen zu den Zuständen, die man am häufigsten braucht:

Offen: Alles, was noch nicht erledigt ist.
Neu: Gemeldet, aber noch nicht angesehen.
Bearbeitung: Sie oder eine Kollegin sind dran.
Beauftragt: Ein Dienstleister ist beauftragt, jetzt wird gewartet.
Wartet: Es hängt an einer Rückmeldung von außen – Mieter, Versicherung, Amt.
Erledigt: Fachlich fertig, aber noch nicht abgeschlossen.
Abgeschlossen: Geprüft und abgelegt.

Die Vorgangsliste: Zustand, Priorität, betroffenes Objekt, Melder, Zuständigkeit und Frist auf einen Blick.

Die Vorgangsakte#

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Akte. Links steht der Fall – Sachverhalt, Schadensdetails, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Freigaben, Aufgaben, Fristen und Dokumente. Rechts läuft der Verlauf: jede Nachricht, jede interne Notiz, jeder Schritt in zeitlicher Ordnung.

Die Akte eines Vorgangs: links der Fall mit allen Belegen, rechts der vollständige Verlauf.

Wer trägt den Mangel?#

Der Kasten Zuordnung beantwortet die Frage, die im Streitfall zählt: Eigentümer, Generalmieter, Mieter oder Betreiber. AutoDesk nennt dazu die Regel, die zu dieser Einschätzung geführt hat, und die Frist, die daraus folgt – Sie sehen also nicht nur das Ergebnis, sondern den Weg dorthin.

Achtung:Widersprechen sich die Angaben – etwa Meldung des Mieters und Befund des Handwerkers –, setzt AutoDesk die Zuordnung bewusst auf unklar, statt sich für eine Seite zu entscheiden. Eine Ursache gilt erst als belegt, wenn ein Foto oder ein Protokoll dazu vorliegt.

Jede Zeile unter Geprüfte Faktoren nennt ihre Quelle. Steht dort ein Paragraf, stammt die Aussage aus dem Mietvertrag Ihres Objekts – nicht aus einer allgemeinen Regel. Das ist der Unterschied, auf den es ankommt: § 10.5 kann man vorlesen, „das System hat entschieden" nicht.

Was vor der Zuordnung zu klären ist#

Über der Zuordnung erscheint bei ungeklärten Fällen ein gelber Kasten Vorher klären. Er beantwortet die Haftungsfrage nicht – er stellt sie infrage. Zwei Dinge stehen dort:

Haftet noch jemand aus Gewährleistung?: War das Objekt kürzlich saniert, muss der Eigentümer die beteiligten Firmen in Anspruch nehmen – den Mieter trifft dann keine Mithaftung. Wer diese Frage überspringt, lässt einen Anspruch verfallen und schreibt gleichzeitig den Falschen an.
Greift eine Versicherung?: Feuer, Leitungswasser, Sturm, Hagel, Glasbruch und Aufzug sind über den Eigentümer versichert. Erst die Police prüfen, dann anschreiben – sonst streiten zwei Parteien über eine Summe, die ein Dritter zahlt.

Gut zu wissen:Der Kasten verschwindet, sobald Sie entschieden haben. Er ist eine Erinnerung, keine Sperre – AutoDesk hält Sie nicht auf, es sagt Ihnen nur, woran Sie denken sollten.

Vom Ergebnis zum Anschreiben#

Ein Name allein erledigt nichts. Sobald Sie entschieden haben, zeigt AutoDesk unter Nächster Schritt, was daraus folgt – für jeden Träger ein anderer Weg:

Eigentümer: Mangel anzeigen und zur Beseitigung auffordern, mit Frist.
Generalmieter: Zur Beseitigung auffordern und den Nachweis anfordern.
Mieter: Verursachung mitteilen und Frist zur Beseitigung setzen.
Betreiber: Selbst beheben – Dienstleister beauftragen. Kein Anschreiben nötig.

Zwei Knöpfe stehen daneben. Als Aufgabe anlegen macht daraus einen Eintrag in Ihrer Aufgabenliste, mit der Frist als Fälligkeit und einem Verweis zurück auf den Vorgang. Entwurf des Anschreibens anzeigen öffnet den fertigen Text: Betreff, Objekt, Bauteil, die Begründung samt Paragraf und die Frist – alles schon eingesetzt.

Achtung:AutoDesk verschickt nichts. Der Entwurf ist Text zum Kopieren; abgeschickt wird er von Ihnen, aus Ihrem Postfach. Ein Schreiben, das ohne Ihr Zutun an einen Eigentümer geht, wäre kein Zeitgewinn, sondern ein Risiko.

Der Weg eines Schadens#

So läuft ein typischer Fall – vom Anruf bis zur Ablage. Jeder Schritt hinterlässt seine Spur in der Akte, ohne dass Sie etwas doppelt erfassen:

1Die Meldung kommt an. Per E-Mail, WhatsApp, Formular oder Telefon – alles landet im Posteingang und ist dort bereits dem Mieter, der Wohnung und dem Objekt zugeordnet.
2Aus der Nachricht wird ein Vorgang. Damit bekommt der Fall eine Nummer, eine Zuständigkeit und eine Frist. Die Nachricht bleibt als erster Eintrag im Verlauf stehen.
3Angebote vergleichen, Auftrag erteilen. Angebote stehen nebeneinander in der Akte; das Auftragsschreiben liegt anschließend als Dokument daran, der Zustand wechselt auf Beauftragt.
4Die Rechnung kommt. Sie hängt am selben Vorgang – Sie sehen bei jeder Rechnung, wofür sie angefallen ist, und bei jedem Vorgang, was er gekostet hat.
5Abnahme und Abschluss. Erledigt heißt: fachlich fertig. Abgeschlossen heißt: geprüft und abgelegt. Die Akte bleibt dauerhaft lesbar.