Kaufmännisch

Rechnungen

Ein- und Ausgangsrechnungen mit Zahlungsstand und Kostenbezug.

E-Rechnung empfangen#

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für eine Hausverwaltung heißt das vor allem: Die Rechnungen Ihrer Handwerker kommen zunehmend in einem Format, das eine Maschine lesen kann.

ZUGFeRD (auch Factur-X): Sieht aus wie eine gewöhnliche PDF – die Daten stecken unsichtbar darin. Sie lesen das Bild, AutoDesk liest die Daten. Das ist der Regelfall unter Unternehmen.
XRechnung: Reines XML ohne Bild, für Menschen unlesbar. Pflicht im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
Eingescannte Rechnung: Keine E-Rechnung. Ein Abbild auf Papier oder als Scan erfüllt die Pflicht seit 2025 nicht mehr – auch nicht als PDF.

Über Datei prüfen auf der Rechnungsseite können Sie ausprobieren, was AutoDesk aus einer solchen Datei liest: Rechnungsnummer, Datum, Aussteller, Beträge, Käuferreferenz und Zahlungsziel. Gehen Netto, Steuer und Brutto nicht auf, wird das benannt – bevor die Zahlung rausgeht.

Achtung:Das ist eine Erprobung. Die Datei wird gelesen, aber nicht gespeichert, und es entsteht noch keine Eingangsrechnung. Wie Rechnungen künftig erfasst werden – aus dem Posteingang, über die Ablage oder eine eigene Rechnungsadresse –, entscheiden wir gemeinsam.

Eingang und Ausgang#

Ausgang sind Ihre Rechnungen an Mieter und Eigentümer, Eingang die Rechnungen von Handwerkern und Lieferanten. Beide stehen in einer Liste, weil beide dieselbe Frage beantworten: Was ist offen?

Zwei Angaben, die leicht verwechselt werden: Zahlung ist der Geldstand (offen, Teilzahlung, bezahlt). Status ist der Bearbeitungsstand (Entwurf, erfasst, geprüft, in Freigabe, freigegeben, versendet, bezahlt).

Rechnungen mit Betrag, Fälligkeit, Zahlungsstand, Bearbeitungsstand und Kostenbezug.

Wofür ist das Geld geflossen?#

Die Spalte Bezug ganz rechts beantwortet genau das: Objekt, Einheit, Vorgang. Jedes Kennzeichen ist ein Verweis – ein Klick, und Sie stehen im Wasserschaden, für den der Handwerker die Rechnung geschrieben hat.

Gut zu wissen:Lange Bezüge werden gekürzt dargestellt. Fahren Sie mit der Maus darüber, erscheint der vollständige Text.