Tagesgeschäft

Wartung & Termine

Prüffristen im Blick behalten und Vor-Ort-Termine planen.

Legionellenspülung#

Wo Wasser länger als drei Tage steht, etwa in leeren Zimmern oder selten genutzten Bädern, spült die Haustechnik spätestens alle 72 Stunden. Ein Spülplan beschreibt, welche Entnahmestellen das sind und wer zuständig ist. Er steht ganz oben auf dieser Seite, in der Objektakte unter Technik & Wartung und über den Aufgaben der zuständigen Person.

Spülung aktiv: Die letzte Spülung liegt weniger als 72 Stunden zurück.
Spülung aktiv, gelb: Noch höchstens 12 Stunden bis zur nächsten Spülung.
Spülung inaktiv: Die 72 Stunden sind überschritten oder es wurde noch nie gespült.
Ausgesetzt: Die Stelle wird wieder normal genutzt, etwa weil das Zimmer bewohnt ist. Mit Grund.

1Nach dem Spülen Spülung eintragen: Zeitpunkt, auf Wunsch Dauer und Temperatur am Auslauf.
2Der Status rechnet live. Ist ein Plan inaktiv, erscheint auf der Startseite ein roter Hinweis.
3Protokoll zeigt alle Spülungen eines Plans. Einträge lassen sich nicht löschen; eine Korrektur ist ein neuer Eintrag mit Bemerkung, wie im Papierprotokoll.

Wartungspläne#

Ein Wartungsplan beschreibt eine wiederkehrende Prüfung: jährliche Prüfung der Rauchwarnmelder, Jahreswartung der Heizung, Aufzugprüfung. Er nennt die Anlage, das Objekt, das Intervall, den zuständigen Dienstleister – und vor allem die nächste Fälligkeit.

Die Liste steht standardmäßig auf Anstehend (90 Tage). Überfällige Prüfungen sind rot hinterlegt, Fälligkeiten in den nächsten 30 Tagen orange – Sie sehen also zuerst, was brennt.

Wartungspläne mit nächster Fälligkeit und zuständigem Dienstleister, darunter die Termine.

Nachweispflichtige Prüfungen#

Manche Prüfungen müssen belegt werden. Diese Pläne tragen das Kennzeichen nachweispflichtig. Der Nachweis des Dienstleisters landet als Dokument an Objekt und Wartung – bei einer Prüfung durch Behörde oder Versicherung finden Sie ihn dort, ohne zu suchen.

Achtung:Die Fälligkeit wird immer aus derselben Quelle berechnet – aus dem tatsächlich geplanten Zyklus, ersatzweise aus dem Solltermin des Plans. Was auf der Startseite als überfällig gilt, gilt auch hier als überfällig; zwei verschiedene Antworten auf dieselbe Frage kann es nicht geben.

Termine#

Unter den Wartungsplänen steht die Terminliste: Begehungen, Eigentümerversammlungen, Übergaben, Handwerkertermine – mit Datum, Uhrzeit, Objekt und Teilnehmern. Der Umschalter steht auf Kommend; über Vergangen sehen Sie, was war.

Unterschrift vor Ort#

Nachweispflichtige Wartungen tragen in der Liste den Knopf Vor Ort bestätigen. Darunter öffnet sich ein Feld, in das die ausführende Person mit dem Finger unterschreibt – auf dem Telefon ebenso wie mit der Maus am Rechner. Dazu der Name in Druckbuchstaben, fertig.

Die Unterschrift wird als Bild abgelegt, als Protokoll geführt und der Wartung als Nachweis zugeordnet. Das Durchführungsdatum setzt AutoDesk gleich mit. Damit schließt sich die Lücke, an der es sonst hakt: Der Nachweis entsteht dort, wo die Arbeit stattfand, und nicht Tage später im Büro.

Achtung:Erprobung – und keine qualifizierte elektronische Signatur. Festgehalten werden Bild, Name, Zeitpunkt und der angemeldete Benutzer. Für einen Wartungsnachweis ist das die übliche Praxis; für ein Rechtsgeschäft wäre es zu wenig, und deshalb lässt sich hier auch nichts unterschreiben, was eines wäre.

Fristen#

Ganz oben auf dieser Seite steht die Fristenliste – alles mit Ablaufdatum an einer Stelle. Sie steht bewusst vor den Wartungen: Eine versäumte Prüffrist lässt sich nachholen, eine versäumte Kündigungsfrist nicht.

Eine Frist gehört zu keinem Bereich allein, sondern hängt an einem Vorgang, einem Vertrag oder einer Forderung. Jede Zeile nennt deshalb ihren Gegenstand im Klartext, nicht nur die Fristart – „Vertragsfrist" allein sagt niemandem, welcher Vertrag gemeint ist. Ein Klick auf die Zeile führt dorthin.

Fristen aus allen Bereichen in einer Liste: Vertragsfrist, Kautionsfrist, Mahnkarenz, Erledigungs- und Mangelbeseitigungsfrist – Überfälliges rot, bald Fälliges orange.

Überfällig: Was verstrichen ist. Ziel der roten Kachel auf der Startseite.
Offen: Alles, was noch läuft.
Alle: Zusätzlich Erledigtes. Entfallen steht dort für Fristen, die hinfällig wurden – etwa weil die Haftung neu entschieden wurde. Sie wurden nicht eingehalten, sie waren nur nicht mehr nötig.

Gut zu wissen:Manche Zeilen tragen den Zusatz aus dem Vertrag berechnet. Das sind wiederkehrende Berichts- und Nachweispflichten aus Ihrem Mietvertrag – etwa der Jahresabschluss zum 31.08. Sie werden angezeigt, damit sie nicht still verfallen, lassen sich aber noch nicht abhaken.