Objekte & Einheiten · AutoDesk Handbuch

Die Ebenen#

AutoDesk kennt Portfolios, Gebäude und Einheiten. Die Liste steht standardmäßig auf Hauptobjekte – das sind die Gebäude, mit denen Sie täglich arbeiten. Über Alle Ebenen sehen Sie zusätzlich die Portfolios darüber.

Jede Zeile zeigt die Zahl der Einheiten, die Belegung, offene Vorgänge und den Eigentümer. Sind mehrere Eigentümer beteiligt, steht dort „+ 5 weitere".

Die Objektliste mit Belegung, offenen Vorgängen und Eigentümern.

Die Objektakte#

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Akte des Objekts. Oben stehen die Kennzahlen – Einheiten, Vermietungsquote, offene Vorgänge, offene Forderungen, nächste Wartung, auslaufende Verträge, Baujahr und Fläche, Dokumente. Darunter sieben Reiter:

Übersicht: Alle Einheiten mit Lage, Fläche, Zustand und aktuellem Mieter – die Ansicht, die Sie am häufigsten brauchen.
Verträge: Was für dieses Objekt läuft, mit Laufzeit und Frist.
Technik & Wartung: Anlagen und Prüffristen des Gebäudes.
Dokumente: Alles, was an diesem Objekt hängt.
Termine: Was hier ansteht oder war.
Dienstleister: Wer für dieses Haus arbeitet.
Historie: Was sich geändert hat – wer wann was getan hat.

Die Objektakte: Kennzahlen oben, darunter die Einheiten mit ihrem aktuellen Mieter.

Die Ordnerstruktur#

Der Reiter Ordnerstruktur zeigt die Objektdokumentation so, wie sie im Aktenschrank steht: einundzwanzig durchnummerierte Ordner, von 00 Firmenliste, Notfallkontakte bis 20 Gewährleistungsfristen aller Gewerke. Die Nummern sind nicht erfunden – sie folgen der üblichen Gliederung einer Betreiberdokumentation im Gebäudemanagement. Wer seine Unterlagen bisher als „Ordner 11" abheftet, findet ihn hier als Ordner 11 wieder.

Zusammengefasst sind sie in sechs Bereiche, geordnet nach der Frage, die man beim Suchen im Kopf hat: Stammdaten („Was ist das für ein Haus?"), Verträge & Versicherungen, Technik & Wartung, Betreiberpflichten („Was muss ich im Ernstfall nachweisen?"), Dienstleister & Versorgung und Kaufmännisches.

Neun Ordner tragen den Vermerk fristgebunden. Dort hängt eine Prüfpflicht dran – eine Lücke ist mehr als eine fehlende Datei.

Die einundzwanzig Ordner, gebündelt in sechs Bereiche. Ordner 02 zeigt bereits ein Dokument – der Mietvertrag gehört automatisch dorthin.

Gut zu wissen:Sie müssen nichts einsortieren. Ein Dokument landet über seine Art im richtigen Ordner: Ein Mietvertrag in 02, ein Wartungsnachweis in 11, eine Rechnung in 16. Ein Strich in der Spalte Dokumente heißt deshalb „diesem Ordner ist noch keine Dokumentart zugeordnet" – nicht „hier fehlt etwas".

Leerstand finden#

Der Ring Belegung auf der Startseite führt mit einem Klick genau in die Einheiten, die dahinterstehen: vermietet, leer oder eigengenutzt. Sie landen in der Einheitenliste, bereits gefiltert – und ein Klick auf eine Zeile bringt Sie in die Objektakte, wo die Einheit mit ihrer Lage und ihrem Zustand steht.

Nach dem Klick auf „Leerstand“: die betroffene Einheit mit Fläche, Zustand und – hier – ohne Mieter.